Każde przedsięwzięcie budowlane to złożony z wielu komponentów projekt, który wymaga efektywnego zarządzania. Składa się z faz tworzących cykl życia projektu: uruchomienia, planowania, realizacji, kontroli i zamknięcia. Stanowi proces niepowtarzalny, realizowany w określonym terminie i mający wspólne cele.
Co jest kluczowe w efektywnym zarządzaniu budową?
Prowadzenie projektu budowlanego okazuje się szczególnie trudne: trzeba ścigać się z czasem, ciąć koszty, nadążać za nowymi technologiami. W dodatku należy liczyć się z sezonowością i uzależnieniem niektórych realizacji od warunków atmosferycznych. Jeśli dodać do tego mnogość zasobów ludzkich, surowców i urządzeń, zaczynamy rozumieć, że na sukces w tej branży trzeba sobie ciężko zapracować.
Spróbujmy wskazać 5 istotnych obszarów, które decydują o skutecznym zarządzaniu budową.
1. Precyzyjne planowanie
Plan stanowi punkt wyjściowy wszelkich dalszych działań. W przypadku budowy oznacza on wyznaczenie celów i określenie sposobów ich realizacji: oszacowanie budżetu, opracowanie harmonogramu, zdefiniowanie struktury zarządzania projektem, stworzenie planu zarządzania ryzykiem. Należy przy tym zadbać o taką strukturę podziału prac, która zapewni rozłożenie trudnego przedsięwzięcia na mniejsze i łatwiejsze do kontroli etapy. Trzeba też pomyśleć o zapewnieniu niezbędnych zasobów oraz wyznaczeniu zespołu do wykonania określonego zakresu prac w optymalnym czasie, zakładanych kosztach oraz jakości. Wszystko po to, by obniżyć poziom niepewności w projekcie, zwiększyć jego skuteczność i stworzyć podstawy dla kontroli.
2. Tylko eksperci w zespole
Zarządzanie budową da się porównać do prowadzenia firmy. W jednym i w drugim przypadku potrzeba wykwalifikowanej kadry, która będzie odpowiedzialnie wywiązywać się ze swych obowiązków i ukończy przedsięwzięcie z sukcesem. Sprawna realizacja projektów zależy zatem od kompetencji, umiejętności i doświadczenia architektów i inżynierów, menedżerów, kierownika budowy, wykonawców oraz innych specjalistów – a także od tego, jak skutecznie przebiega ich komunikacja. W branży budowlanej inwestorzy nie tylko korzystają z zasobów własnych, lecz także współpracują z podmiotami zewnętrznymi, powołując specjalistów z różnych dziedzin lub wyłaniając ich w przetargach.
3. Monitorowanie każdego etapu
Skrupulatne planowanie i ekspercki zespół to dużo, lecz wciąż zbyt mało, by zarządzanie budową można uznać za efektywne. Regularna kontrola realizacji – zarówno zewnętrzna, jak i wewnętrzna – stanowi kolejną niezbędną składową, która ma zagwarantować zgodność produktów i usług ze zdefiniowanymi wymogami. Stała obserwacja i systematyczne wprowadzanie korekt do bieżących działań ułatwiają poprawny przebieg projektu. Wpisy w dzienniku budowy dostarczają kompletnych i aktualnych informacji o stanie robót czy procesów oraz pozwalają eliminować błędy, zapobiegać nieprawidłowościom lub ograniczać ich skutki. Monitorowanie ma również korzystny wpływ na bezpieczeństwo pracowników, bo sprzyja przestrzeganiu porządku oraz dyscypliny.
4. Dokładna i bezbłędna dokumentacja
Budowa to także masa dokumentów: zezwolenia, kontrakty, plany, oferty, umowy, gwarancje, protokoły, operaty, dzienniki, rejestry, faktury, harmonogramy, specyfikacje techniczne, raporty… Podczas kolejnych etapów prac sukcesywnie gromadzą się ich całe tomy, a każdy należy bezpiecznie przechowywać i archiwizować. Niezbędny okazuje się rejestr dokumentów robót, który obejmuje również zapisy wydarzeń, rozmów, korespondencji i zebrań, a informacje w nim zawarte są obiektywne, czytelne i odtwarzalne. Uporządkowana struktura dokumentacji projektowej stanowi duże ułatwienie dla osób zarządzających projektami – pozwala szybko uzyskać niezbędne dane i na ich bazie wygenerować potrzebne statystyki. Dzięki temu możliwe jest planowanie i kontrola statusów realizacji zadań.
5. Przejrzyste zarządzanie podwykonawcami
Hierarchia projektu budowlanego bywa wielostopniowa: choć odpowiedzialność za całe przedsięwzięcie ponosi główny wykonawca, polega on na podwykonawcach i dostawcach realizujących poszczególne działania. Dlatego zarządzanie łańcuchem wzajemnych powiązań stanowi ważny aspekt skutecznego kierowania procesem inwestycyjnym. Nie tylko trzeba zawiadywać własnym zespołem, lecz także czuwać nad poczynaniami podwykonawców, choćby rejestrując i przypisując im zadania oraz nadzorując pracę, tak aby zapewnić zgodność ich działań z wymogami kontraktu. Warto tu podkreślić szczególną rolę sprawnej komunikacji, która zmniejsza ryzyko błędów i utraty danych, a tym samym oszczędza czas i pieniądze inwestora czy wykonawcy.
Jak cyfrowe narzędzia pomagają zarządzać budową?
Wyszczególnione wyżej punkty uzmysławiają nam, że skuteczne zarządzanie budową to nie lada wyzwanie. Sprawy można jednak uprościć, zaprzęgając do pracy cyfrowe narzędzia. Realizację każdego z wymienionych zadań znacząco wspiera aplikacja dla branży nieruchomości:
- Planowanie
Funkcjonalności programu wspomagają opracowywanie harmonogramów, budżetów, struktur i planów zarządzania projektem budowlanym. Wykorzystanie tego typu nowoczesnych rozwiązań ułatwia analizowanie wydajności i jakości pracy, bo pozwalają one na bieżąco śledzić progres i koszty robót oraz zestawiać je ze wstępnymi założeniami.
- Zespół
Zarządzanie zespołem na platformie ma wiele konkretnych zalet. Łatwo i szybko da się utworzyć zadanie, przypisać je do wykonawcy i monitorować w czasie rzeczywistym status realizacji. Automatyczne powiadomienia oraz różnorodność form komunikacji (czat, notatki głosowe, zdjęcia, wideo, adnotacje na planach) sprzyjają wydajnej pracy całego zespołu ekspertów.
- Monitorowanie
Rozwiązaniem, które pozwala efektywnie kontrolować przebieg budowy, są cyfrowe raporty projektów. Dzięki zgromadzeniu wszystkich aktualnych danych w jednej aplikacji da się bowiem w pełni wykorzystać ich potencjał informacyjny – sprawnie filtrować i błyskawicznie eksportować do formatów PDF lub Excel. Wystarczy smartfon lub tablet z zainstalowanym oprogramowaniem.
- Dokumentacja
Cyfrowe technologie rozwiązują też problem zarządzania dokumentacją budowlaną – prowadzenie dzienników budowy, przechowywanie planów, pozwoleń i innych danych. Dzięki pracy w chmurze dostęp do wspólnej, uporządkowanej bazy jest nieograniczony czasowo ani przestrzennie – przez całą dobę, z dowolnego miejsca, również w trybie offline.
- Zarządzanie podwykonawcami
Na stosowaniu aplikacji dla budownictwa korzystają również generalni wykonawcy, którzy nie tylko skutecznie nadzorują pracę własnego zespołu, lecz także mogą zapraszać do współpracy podwykonawców, przypisując im odpowiednie role na platformie. Wygoda i pełna przejrzystość przepływu informacji zapewniają oszczędność czasu, pieniędzy i stresu.
Bardzo pomocne wskazówki, dzięki!